Nota que chega por e-mail e precisa virar lançamento. Boleto emitido a mão. Extrato conferido linha a linha. São as tarefas que ficam nos vãos entre os sistemas, e é onde o time financeiro passa o mês.
Quase nenhuma empresa que atendemos tinha problema de sistema. Tinham sistema bom e um monte de trabalho acontecendo fora dele, no espaço entre o que chega e o que precisa ser lançado.
Nota por e-mail, boleto por WhatsApp, comprovante em foto. Alguém organiza tudo isso na mão.
O volume passou do que dá para checar item a item, então se confere por amostragem e torce.
O que fechou no CRM é digitado de novo no financeiro, e a diferença aparece no fechamento.
O processo inteiro depende de quem conhece as exceções, e não existe redundância.
Competência trocada, centro de custo errado e duplicidade aparecem quando já viraram problema.
O dado existe em três lugares e o consolidado é remontado toda semana.
São as frentes que mais aparecem quando mapeamos um financeiro. Não precisam ser feitas juntas, e quase nunca são.
Leitura da nota, conferência contra contrato e pedido, e lançamento com competência, centro de custo e conta contábil corretos.
O extrato deixa de ser casado registro a registro. As exceções sobem para uma pessoa decidir, e o resto baixa sozinho.
Contrato recorrente que gera cobrança todo mês sem alguém abrir o sistema e repetir o processo por cliente.
Régua que acompanha o vencimento, avisa antes, cobra depois e para de cobrar quem já pagou.
O que foi vendido vira a receber e o que foi comprado vira a pagar, sem alguém transportar de um sistema para o outro.
O consolidado deixa de ser remontado na planilha toda semana e passa a existir atualizado.
Ninguém automatiza o financeiro inteiro de uma vez, e tentar isso é a forma mais comum de não terminar nada. A sequência abaixo é a que funciona na maior parte dos casos.
Conferência de nota e conciliação são os melhores primeiros passos: acontecem centenas de vezes por mês e seguem critério objetivo. O ganho aparece rápido e é fácil de medir.
Emissão recorrente e régua de cobrança dependem menos de julgamento e mais de constância, que é onde uma pessoa erra por cansaço e um sistema não.
Fluxo de caixa consolidado só fica confiável quando o que entra nele já está correto. Fazer antes é construir um painel bonito sobre dado ruim.
O sistema de gestão continua sendo a fonte da verdade. O trabalhador digital ocupa o trecho que hoje é feito por uma pessoa entre um sistema e outro, e devolve o resultado no lugar certo, com registro de quem aprovou o quê.
O primeiro passo não é contrato. É entender o seu fluxo e mostrar o funcionamento em cima dele.
Conversa de 60 minutos com um sócio para mapear onde o tempo e o dinheiro estão indo.
Prova aplicada aos seus documentos e ao seu processo, não a um exemplo genérico.
Integração com o ERP, regras da sua operação e implantação com o time.
Uso real acompanhado, com ajuste do que aparecer na rotina.
Não é ERP e não substitui o seu. O sistema de gestão continua sendo onde o dado oficial mora. O que construímos ocupa o trecho de trabalho que hoje acontece fora dele, geralmente por uma pessoa movendo informação de um lugar para o outro.
Faz, e é o cenário mais comum. O ERP resolve bem o que acontece dentro dele. O problema mora na entrada e na saída: o documento que chega em formato livre, a conferência que depende de contexto e a informação que precisa atravessar para outro sistema.
Pela frente com mais volume e critério mais objetivo, que costuma ser conferência de nota ou conciliação. O diagnóstico existe justamente para responder isso com o seu número na mão, e não com uma recomendação genérica.
A demonstração aplicada ao seu processo sai em 2 a 5 dias. A construção de uma frente leva de 1 a 3 semanas, e os 30 dias seguintes são de uso real acompanhado. Frentes seguintes entram depois, quando a primeira já está de pé.
Quando o volume é baixo o bastante para uma pessoa dar conta sem erro, ou quando existe um sistema de prateleira atendendo bem aquele processo. Nesses casos a gente fala isso na primeira conversa.
Uma conversa de 60 minutos com um sócio para entender onde o time gasta o mês e qual frente vale começar. Sem compromisso e sem apresentação comercial.
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