Admissão, ficha, ponto, férias, avaliação. São processos com regra clara e volume alto, que consomem o time que deveria estar em contratação, desenvolvimento e retenção.
Quase sempre existe sistema de RH contratado. O que sobra é o trabalho que acontece em volta dele, e que ninguém consegue mostrar num relatório.
Foto no WhatsApp, PDF por e-mail, papel na mesa. Alguém organiza e digita.
Cadastro, folha e ponto pedem a mesma informação, e cada um recebe na mão.
Evento do eSocial, exame periódico e vencimento de contrato dependem de alguém lembrar.
O ciclo é montado, distribuído e consolidado a mão, e chega tarde demais para decidir.
Centenas de inscrições para uma vaga, lidas por quem também tem outras dez tarefas.
Saldo de férias, holerite, benefício. A mesma dúvida, de pessoas diferentes, toda semana.
São as frentes que mais aparecem quando mapeamos um RH. Não precisam ser feitas juntas, e quase nunca são.
Coleta pelo WhatsApp, leitura do documento, ficha cadastral preenchida e contrato para assinatura, sem redigitação.
Ponto, férias, afastamento e desligamento com prazo acompanhado e documento gerado no momento certo.
Ciclo montado, distribuído e consolidado sozinho, com o resultado chegando enquanto ainda dá para agir.
Currículo lido e comparado com o que a vaga exige, para o time entrevistar em vez de filtrar.
Os primeiros dias acompanhados, com material, prazo e pendência sem depender de alguém lembrar.
Férias, holerite e benefício respondidos na hora, com a informação vindo do próprio sistema.
É a objeção mais comum quando o assunto é RH, e ela é justa. Ninguém quer virar a empresa onde a pessoa é atendida por um robô no primeiro dia.
Coletar documento, conferir dado, preencher campo, checar prazo, lembrar de pendência e responder a pergunta que tem resposta única.
São tarefas onde não existe julgamento, e onde o erro humano vem de cansaço e repetição, não de falta de competência.
Entrevista, feedback, conversa difícil, decisão sobre promoção, desligamento e tudo que envolve avaliar uma pessoa.
O objetivo é devolver tempo justamente para isso. Um RH que passa o mês conferindo documento não está sendo mais humano, está sendo mais ocupado.
Automatizar o RH inteiro de uma vez é a forma mais comum de não terminar nada. A sequência abaixo funciona na maior parte dos casos.
É o processo com mais volume, mais campos repetidos e prazo legal correndo. O ganho aparece já no primeiro mês e é fácil de medir, porque dá para contar quantas admissões passaram e quanto tempo cada uma levava.
Ponto, férias e documento de departamento pessoal seguem calendário e regra fixa. Depois da admissão o caminho já está aberto, porque a integração com o sistema de folha foi feita.
Avaliação de desempenho e indicadores de gente só ficam confiáveis quando o cadastro está correto. Fazer antes é montar um painel bonito sobre dado ruim.
A folha continua onde está e o dado oficial continua sendo o dele. O trabalhador digital ocupa o trecho entre a pessoa e o sistema, que hoje é percorrido por alguém do time.
Documento pessoal, dado de dependente, informação de saúde e avaliação de desempenho. Sob a LGPD, cada um tem base legal, prazo de retenção e controle de acesso próprios.
O material deixa de circular em conversa de grupo e pasta compartilhada, e passa a viver no fluxo com registro de quem acessou o quê. A política de retenção é definida junto com o seu jurídico durante a construção.
O primeiro passo não é contrato. É entender o seu fluxo e mostrar o funcionamento em cima dele.
Conversa de 60 minutos com um sócio para mapear onde o time gasta o mês.
Prova aplicada ao seu processo, não a um exemplo genérico.
Integração com o sistema de folha, regras da sua operação e implantação.
Uso real acompanhado, com ajuste do que aparecer na rotina.
O que sai da mão do time é conferência de documento, preenchimento de campo e controle de prazo. Entrevista, feedback e decisão sobre pessoas continuam sendo feitos por gente. A intenção é devolver tempo para essa parte, que hoje fica espremida entre tarefas administrativas.
Não substitui e não pede migração de base. O sistema continua sendo onde o dado oficial mora. O que construímos ocupa o caminho até ele, que costuma ser percorrido por uma pessoa copiando informação de um lugar para outro.
Quase sempre pela admissão, porque tem volume, regra clara e prazo legal. Mas isso depende do seu número, e é o que o diagnóstico existe para responder.
RH lida com documento pessoal, dado de dependente e informação de saúde, que a LGPD trata como sensíveis. O material fica no fluxo com registro de acesso, e a política de retenção é definida com o seu jurídico.
Quando o time é pequeno o bastante para que uma pessoa dê conta sem retrabalho, ou quando já existe um sistema de prateleira atendendo bem o processo. Nesses casos a gente fala isso na primeira conversa.
Uma conversa de 60 minutos com um sócio para entender onde o time gasta o mês e qual frente vale começar. Sem compromisso e sem apresentação comercial.
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