Construímos trabalhadores digitais que leem cada nota que entra, conferem contra o contrato e o pedido, apontam onde está divergente e devolvem para o gestor apenas o que precisa de decisão.
Empresas que recebem centenas de notas por mês convivem com as mesmas falhas. Não é falta de cuidado da equipe: é volume demais para conferência manual.
A nota entra no mês errado, e um mês vira duas notas no seguinte.
O gasto aparece na unidade errada e some de onde deveria estar.
Estoura o orçamento de uma rubrica enquanto outra fica sobrando.
A nota fica parada numa fila de aprovação e o prazo vence.
Contrato encerrado que continua sendo cobrado e pago por meses.
A mesma nota entra duas vezes por caminhos diferentes.
Centenas de e-mails na central de notas sem ninguém para triar.
Prazos e dupla aprovação que existem só porque o processo não é confiável.
O trabalhador digital assume a conferência. A decisão continua com o gestor, que passa a receber apenas o que realmente exige julgamento.
Por e-mail, portal do fornecedor ou XML. O trabalhador digital monitora a entrada e organiza o que chegou, sem depender de alguém abrir a caixa.
Cada nota é cruzada com o contrato, o pedido e a medição correspondente. Contratos de valor fixo e de valor variável seguem regras diferentes, e as duas são tratadas.
Quando alguma coisa não bate, o gestor recebe o que está errado e por quê, com o documento ao lado. Não é um alerta genérico pedindo conferência.
Com a aprovação dada, o lançamento vai para o ERP com competência, centro de custo e conta contábil já corretos, e fica registrado quem aprovou o quê.
A leitura do documento é o começo do trabalho. O valor está na conferência contra o que foi contratado.
O mês de referência bate com o período do serviço prestado.
A unidade, obra ou projeto que de fato consumiu aquele gasto.
A rubrica correta, conforme o plano de contas da empresa.
Se existe contrato vigente, pedido aberto e saldo disponível.
O valor cobrado, as retenções e a diferença em relação ao previsto.
Se aquela nota, ou uma equivalente, já entrou por outro caminho.
Não substituímos o sistema de gestão e não pedimos que a empresa mude o processo para caber numa ferramenta. O trabalhador digital entra como uma camada sobre o que já está rodando, com as regras da sua operação.
Os números abaixo vieram do mapeamento de operações reais, durante o diagnóstico. Servem para dimensionar, não como promessa de resultado.
1.200 colaboradores, operação em 16 estados, ERP SAP.
Entre 200 e 400 notas de entrada por mês, todas conferidas manualmente, e de 100 a 150 contratos recorrentes.
Cerca de 40 pessoas envolvidas no fluxo entre suprimentos, central de notas, financeiro e gestores de centro de custo.
Dois CNPJs, contratos recorrentes, ERP Conta Azul com CRM separado.
Entre 250 e 300 emissões por mês, com conciliação bancária feita registro a registro.
Todo o fluxo financeiro concentrado em uma única pessoa, sem redundância e sem histórico consultável.
A nota chega, a inteligência pré-analisa, o gestor dá um OK e o lançamento acontece. Sem passar por mais ninguém.
Cenário desenhado por um gerente de tecnologia durante o diagnóstico
O primeiro passo não é contrato. É entender o seu fluxo e mostrar o funcionamento em cima dele.
Conversa de 60 minutos com um sócio para mapear o fluxo atual e onde o custo se concentra.
Prova aplicada às suas notas e aos seus contratos, não a um exemplo genérico.
Integração com o ERP, regras da sua operação e implantação com o time.
Uso real acompanhado, com ajuste do que aparecer na rotina.
Ferramenta de leitura resolve extrair texto de um PDF, e isso é só a primeira etapa. O trabalho pesado está em cruzar aquele documento com o contrato vigente, o pedido em aberto, a medição do período e o plano de contas da empresa. É essa conferência que evita a multa e o pagamento indevido, e ela depende das regras da sua operação, não de um modelo pronto.
As exceções são justamente o motivo de o software de prateleira não resolver. O trabalhador digital é construído em cima do seu fluxo, incluindo as regras que existem só na sua empresa. Contratos de valor fixo e de medição variável, por exemplo, seguem caminhos diferentes desde o desenho.
Não. O seu time entra com o conhecimento da operação e com a validação do que foi construído. Desenho, construção, integrações e acompanhamento ficam com a Automy. Quando existe TI interno, ele participa da integração com o ERP.
O uso cresce conforme o retorno aparece. Começamos pela frente com maior impacto financeiro e expandimos quando o ganho está demonstrado. O modelo exato depende do volume e do desenho, e sai do diagnóstico.
Quando o volume é baixo o bastante para uma pessoa dar conta sem erro, ou quando já existe um sistema de prateleira atendendo bem o processo. Nesses casos a gente fala isso na primeira conversa.
Conciliação, cobrança, contas a pagar e fluxo de caixa seguem a mesma lógica.
Uma conversa de 60 minutos com um sócio para mapear onde o tempo e o dinheiro estão indo. Sem compromisso e sem apresentação comercial.
Agendar diagnóstico