A conciliação automática do sistema casa o que bate exato. O que sobra são as linhas que ninguém consegue automatizar com regra simples, e é onde a semana do time financeiro vai embora.
Nenhuma das situações abaixo é exceção rara. Elas são a maior parte do tempo gasto, justamente porque a regra simples não alcança nenhuma delas.
O cliente junta três notas num depósito só, e o valor não bate com nenhum título.
Tarifa bancária, antecipação ou desconto mudam o valor entre o título e o extrato.
Entra no extrato com histórico vazio, e alguém precisa descobrir de quem é.
Paga uma parte agora e o resto depois, deixando a diferença em aberto sem tratamento.
Recebimento adiantado ou atrasado quebra a busca por data e derruba o casamento.
O extrato traz a razão social, o cadastro tem o nome fantasia, e nenhum bate com o outro.
A venda fechou no CRM e ninguém lançou o a receber, então não há o que conciliar.
Dois bancos e dois CNPJs multiplicam o mesmo trabalho por quatro.
O trabalhador digital assume o cruzamento, inclusive os casos que a regra simples não resolve, e leva para uma pessoa apenas o que exige decisão.
Por OFX, arquivo de retorno CNAB ou integração direta com o banco, em todas as contas e empresas de uma vez.
Cada movimento é comparado com os títulos em aberto por valor, data, documento, histórico e pagador, considerando taxa, desconto e agrupamento.
Quando o casamento é inequívoco, a baixa acontece no ERP com o registro do que foi conciliado e por qual critério.
O resto chega para uma pessoa com a sugestão do que provavelmente é, o motivo da dúvida e o documento ao lado. Ela decide em vez de procurar.
Conciliação errada é pior que conciliação atrasada, porque some com o problema em vez de resolver. Por isso alguns casos sempre param numa pessoa, por decisão de desenho.
Qualquer divergência acima do limite combinado com o seu financeiro sobe para aprovação.
Quando dois títulos poderiam explicar o mesmo movimento, a escolha é humana.
Entrada que não tem a receber lançado nunca vira baixa. Vira aviso.
Movimento negativo sobre algo já conciliado exige revisão, porque mexe em partida fechada.
Tudo que foi conciliado fica registrado com o critério usado e a hora, então dá para auditar depois por que aquele título foi baixado contra aquele movimento.
Nem todo banco tem interface de integração, e isso não impede nada. O extrato pode vir por arquivo OFX, por retorno CNAB ou por conexão direta, e o resultado é o mesmo. O ERP continua sendo onde a baixa é registrada.
Os números abaixo vieram do mapeamento de uma operação real durante o diagnóstico. Servem para dimensionar, não como promessa de resultado.
Dois CNPJs, dois bancos e contratos recorrentes com 250 a 300 emissões por mês.
A conciliação era feita importando o arquivo do banco e casando registro a registro, apesar de o sistema financeiro ter a função pronta.
O CRM onde a venda fecha não conversava com o financeiro, então parte dos títulos a receber era lançada a mão antes mesmo de existir o que conciliar.
A conciliação do ERP resolve o caso exato: mesmo valor, mesma data, título identificado.
O que consumia o tempo era o outro grupo, o dos pagamentos agrupados, valores com tarifa, PIX sem identificação e nomes que não batem com o cadastro.
Esse grupo não diminui com um sistema melhor. Diminui quando alguma coisa consegue interpretar o caso em vez de comparar campos.
O primeiro passo não é contrato. É rodar em cima do seu extrato real e mostrar quanto sobraria para uma pessoa.
Conversa com um sócio para entender contas, bancos e onde o tempo se concentra.
Rodamos sobre um extrato seu e mostramos o que casaria sozinho e o que sobraria.
Integração com o ERP, regras de tolerância e limites definidos com o seu financeiro.
Uso real acompanhado, com ajuste das regras conforme os casos aparecem.
A conciliação do ERP compara campos e resolve muito bem o caso exato. O que fica de fora é tudo que precisa de interpretação: o depósito que junta três notas, o valor que veio com tarifa descontada, o PIX sem histórico e o nome que está diferente no cadastro. Esse grupo é o que consome a semana, e é onde entramos.
Baixa automática só acontece quando o casamento é inequívoco. Diferença de valor acima do limite combinado, movimento com mais de um título candidato, entrada sem título correspondente e estorno sempre param numa pessoa. E tudo que foi conciliado fica registrado com o critério usado, então dá para auditar depois.
Funciona. O extrato pode vir por arquivo OFX ou por retorno CNAB, que todo banco disponibiliza, e o resultado é o mesmo. A integração direta, quando existe, só evita o passo de baixar o arquivo.
O que define não é o número de movimentos, é a proporção deles que não casa sozinha. Uma empresa com 200 lançamentos por mês onde 60 são exceção tem mais ganho que uma com mil lançamentos que batem certinho. Isso a gente mede no diagnóstico, olhando um extrato seu.
Quando quase tudo já casa sozinho na função do ERP e a fila de exceções é pequena o bastante para uma pessoa resolver em minutos. Nesse caso a gente fala isso na primeira conversa.
Nota fiscal, cobrança, contas a pagar e fluxo de caixa seguem a mesma lógica.
Uma conversa de 60 minutos com um sócio para entender o seu processo, e uma demonstração em cima do seu próprio extrato. Sem compromisso.
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